ウォーターサーバーは経費で落ちる？個人事業主・法人向けに解説！

1. ウォーターサーバーは経費として計上できるのか？

ウォーターサーバーの利用を検討している個人事業主や法人経営者の中には、「ウォーターサーバーは経費として計上できるのか？」と疑問に思う方も多いでしょう。

結論から言うと、業務で必要と判断される場合は、経費として計上できます。

ただし、全てのケースで認められるわけではなく、用途や使い方によっては経費として認められないこともあります。

経費にできる条件とは？

経費として認められるためには、「業務に直接関係する支出」であることが必要 です。

具体的には、以下のような条件が当てはまる場合、ウォーターサーバーは経費として計上できます。

• オフィスや事業所で使用している場合
  • 会社のオフィスや事務所内に設置し、社員や来客が利用する場合は、業務上必要な設備とみなされます。
• 来客対応用として利用する場合
  • 例えば、クリニックや美容室、事務所などで来客用にウォーターサーバーを提供している場合、接客の一環として経費に計上できます。
• 従業員の福利厚生として利用する場合
  • 会社の休憩室や従業員が自由に使えるスペースに設置することで、福利厚生費として計上できます。

事業用としての必要性が認められるケース

以下のような業種や職場では、ウォーターサーバーの設置が「事業運営に必要」と認められやすく、経費として計上しやすいです。

✅ 法人や個人事業のオフィス

• 社員やスタッフのために設置されている場合、福利厚生費や消耗品費として計上可能。

✅ 美容室・クリニック・接客業

• 来客へのサービスとして提供されている場合、接待交際費や事務用品費として計上可能。

✅ 飲食店やカフェ

• お客様へのサービスとして提供している場合、事業用の設備とみなされる。

個人事業主と法人での違い

個人事業主と法人では、経費計上の考え方に少し違いがあります。

• 法人の場合
  • 会社として契約し、業務用として使用することが明確であれば、経費として認められやすい。
  • 福利厚生費、事務用品費、消耗品費などの項目で計上可能。
• 個人事業主の場合
  • 事業専用のオフィスがあり、そこで使用する場合は経費として計上できる。
  • 自宅兼オフィスで使用する場合は、「家事按分（かじあんぶん）」が必要 となる。

💡 家事按分とは？
自宅兼事務所で利用する場合、事業用と私用の割合を決めて経費を分けること。

例えば、「1日24時間のうち、8時間を仕事に使うから1/3だけ経費計上する」といった方法。

2. ウォーターサーバーの費用内訳

ウォーターサーバーを導入する際にかかる費用は、初期費用だけでなく、月々のランニングコストも考慮する必要があります。

経費計上する際は、それぞれの費用がどの項目に当てはまるのかを明確にしておくことが重要です。

ここでは、ウォーターサーバーにかかる主な費用を解説します。

2-1. 購入費（本体代・設置費）

ウォーターサーバーには「レンタル型」と「購入型」があります。

• レンタル型：月額料金にサーバーの利用料が含まれるケースが多いため、初期費用はほぼゼロ。経費計上しやすい。
• 購入型：本体を一括で購入する必要があり、固定資産扱いになることがある。減価償却の対象となる場合があるため、計上の際は注意が必要。

また、設置費がかかるタイプのウォーターサーバーもあるため、初期費用として計上する際は、領収書をしっかり保管しておきましょう。

2-2. 月額料金（レンタル料・水代）

レンタル型ウォーターサーバーを利用する場合、毎月のレンタル料や水代が継続的に発生します。

これらは 「消耗品費」や「事務用品費」として経費計上するのが一般的 です。

• レンタル料：サーバーの機種や機能によって異なるが、1,000円〜3,000円程度が相場。
• 水代（宅配型）：1ボトル（12L）あたり1,500円〜2,000円が一般的。毎月2本〜4本程度注文するケースが多い。
• 水道水補充型（浄水型）：水道水を使用するため、水代はほぼゼロ。ただし、フィルター交換費用が定期的にかかる。

宅配型の場合、水の消費量によってコストが大きく変わるため、どれくらいの頻度で注文するのかを把握しておくと良いでしょう。

2-3. 電気代・メンテナンス費用

ウォーターサーバーは常に稼働しているため、電気代がかかります。

また、衛生管理のための定期的なメンテナンスも考慮する必要があります。

• 電気代：一般的なウォーターサーバーの電気代は 月500円〜1,500円程度。省エネ機能付きの機種を選ぶとコストを抑えられる。
• メンテナンス費用：メーカーによっては 定期メンテナンスが無料のものもあるが、有料の場合は数千円程度 かかる。

法人や事務所で利用する場合、これらの費用も 「水道光熱費」や「設備維持費」として計上可能 です。

3. 経費計上する際のポイント

ウォーターサーバーを経費として計上するには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

特に、税務調査の際に問題にならないように、適切な処理をしておくことが重要です。

3-1. 必要な証拠（領収書・請求書）

経費計上するためには、領収書や請求書を必ず保管しておくことが大切 です。

ウォーターサーバーの費用を経費にする場合、以下の書類を揃えておきましょう。

• ウォーターサーバー本体の購入時の領収書や契約書
• 月額料金の請求書（レンタル料・水代など）
• 電気代の明細（オフィスや店舗の場合）
• メンテナンス費用の領収書

これらの書類を整理し、何の目的で使ったのかを明確にしておくことが重要 です。

3-2. 家事按分の考え方（個人事業主向け）

個人事業主が自宅兼オフィスでウォーターサーバーを使う場合、すべてを経費にするのは難しい です。

なぜなら、プライベートでも使用しているため、事業用と私用の割合を決める「家事按分（かじあんぶん）」が必要になるからです。

例えば、以下のような方法で按分できます。

• 仕事時間で按分する場合
  • 1日のうち、仕事時間が8時間（1/3）なら、ウォーターサーバーの費用も1/3を経費計上する。
• 使用割合で按分する場合
  • 事業用として使うのが30％、プライベートが70％なら、30％を経費として計上する。

按分割合は、合理的な根拠があれば税務調査の際も問題になりにくい ため、事前にルールを決めておくと良いでしょう。

3-3. 税務調査で指摘されないための注意点

ウォーターサーバーを経費として計上する場合、税務調査で指摘されやすいポイントがあるため、注意が必要です。

• 「本当に業務用か？」と疑われないようにする
  • 事業での使用目的が明確でないと、税務署から私用と判断される可能性がある。
• 家事按分の割合を適切に設定する
  • 自宅兼オフィスの場合は、全額を経費にすると指摘を受ける可能性があるため、適切な割合を設定する。
• 証拠となる書類を必ず保管する
  • 領収書や請求書がないと、経費計上が認められないことがあるため、必ず保管する。

これらのポイントを押さえておくことで、スムーズに経費計上でき、税務調査のリスクを減らすことができます。

4. 経費で落とせるウォーターサーバーの活用例

ウォーターサーバーを経費として計上するには、事業に必要な設備であることを証明できることが重要 です。

ここでは、具体的にどのようなケースでウォーターサーバーが経費として認められやすいのかを紹介します。

4-1. 会社のオフィス・休憩室での利用

企業のオフィスや事務所でウォーターサーバーを設置するケースは多く、経費計上しやすい代表的な例 です。

✅ 従業員の福利厚生として

• 会社の休憩スペースや給湯室に設置し、従業員が自由に利用できるようにする。
• 福利厚生費として経費計上可能。

✅ 会議や来客対応用として

• 商談や会議時に提供する目的で使用する場合、事務用品費や接待交際費として計上できる。
• 取引先へのおもてなしとして使う場合、業務上の必要性が認められやすい。

4-2. 美容室・クリニック・接客業での利用

顧客を迎える業種では、ウォーターサーバーの設置がサービスの一環とみなされ、経費として計上しやすい です。

✅ 美容室・エステサロンの場合

• 施術の待ち時間にお客様へ提供する目的で設置する。
• 顧客満足度向上のための設備として、接待交際費や事務用品費で経費計上できる。

✅ クリニック・病院の場合

• 待合室に設置し、患者が自由に水を飲めるようにする。
• 医療機関のサービス向上を目的とする場合、経費として認められやすい。

✅ 飲食店・カフェの場合

• 店内でセルフサービス用に提供する場合、事業運営上の必要な設備として計上できる。

4-3. 在宅ワーク時の個人事業主の利用

個人事業主が自宅兼オフィスでウォーターサーバーを使用する場合、家事按分を考慮することで経費計上が可能 です。

✅ 完全に仕事専用で使用する場合

• 在宅オフィスの一角に設置し、プライベートでは使わない ことが明確なら、全額を経費計上できる。

✅ 仕事・プライベート両方で使用する場合

• 家事按分を考慮し、業務で使う割合分のみ経費として計上 する。
• 例えば、1日の3分の1を仕事時間としているなら、ウォーターサーバー費用の3分の1を経費計上できる。

5. ウォーターサーバーを経費で賢く活用する方法

ウォーターサーバーを経費として計上するなら、できるだけコストを抑えつつ、業務の効率化や従業員の満足度向上につながる活用法を考えることが重要 です。

ここでは、経費を無駄にしないための賢い活用方法を紹介します。

5-1. コスパの良いウォーターサーバーの選び方

ウォーターサーバーを導入する際は、ランニングコストを抑えつつ、業務に適した機種を選ぶことが大切 です。

✅ レンタル型と購入型の比較

• レンタル型：初期費用を抑えられ、定期的なメンテナンスも含まれるため、オフィスや店舗向き。
• 購入型：本体を一括購入するため、長期間使う場合はコストを抑えられるが、メンテナンス費用は自己負担になる。

✅ 宅配型と浄水型の比較

• 宅配型：定期的にボトルを注文する必要があるため、水代がかかるが、ミネラルウォーターを利用できるメリットがある。
• 浄水型（水道水補充型）：水道水を使うためランニングコストを抑えられるが、フィルター交換費が必要。

✅ 電気代を抑える省エネ機能付きサーバー

• 節電モードやエコモードが搭載されているウォーターサーバーなら、電気代を月500円〜1,000円程度節約 できる。

5-2. 法人向けプランと個人向けプランの違い

ウォーターサーバーには、法人向けプランと個人向けプランがあり、用途によって選ぶのがポイントです。

✅ 法人向けプラン

• オフィスや店舗向けに大量の水を使う場合に最適。
• ウォーターサーバーの台数を増やしたい場合、法人契約なら割引が適用されることがある。
• 一定の条件を満たせば、法人契約の方がコストメリットが大きい。

✅ 個人向けプラン（個人事業主向け）

• 小規模オフィスや在宅ワーク向け。
• 家事按分を考慮しながら経費計上することが前提になるため、ランニングコストの低い機種を選ぶのがポイント。

5-3. 無駄なコストを抑えるポイント

経費として計上できるとはいえ、無駄な出費は極力抑えるべき です。

以下のポイントを意識することで、ウォーターサーバーのコストを最適化できます。

✅ 契約プランの見直し

• 宅配型ウォーターサーバーを利用している場合、水の消費量に合わせた最適なプランを選ぶ ことが重要。
• 必要以上に多く注文してしまうと、未使用のボトルが溜まり、無駄なコストが発生する。

✅ 長期契約の割引を活用する

• メーカーによっては、長期契約でレンタル料が割引になるプラン がある。
• 3年以上利用する場合は、長期契約の方が月々のコストを抑えられる可能性が高い。

✅ フィルター交換のタイミングを管理する

• 浄水型ウォーターサーバーは、定期的なフィルター交換が必要 だが、適切な交換タイミングを把握しておくことで、無駄なコストを抑えられる。

6. まとめ

ウォーターサーバーは、業務に必要な設備として認められれば経費計上が可能 です。

ただし、個人事業主と法人では経費の扱いが異なり、正しく計上しないと税務調査で指摘を受けるリスクがある ため注意が必要です。

6-1. 経費計上できる条件を確認する

• オフィスや店舗で使用する場合は、経費計上しやすい。
• 来客対応や従業員の福利厚生目的なら、事業運営に必要な支出とみなされる。
• 個人事業主の場合は、家事按分を考慮して計上する必要がある。

6-2. 事業で使用する明確な理由を持つ

• 領収書や請求書を保管し、経費の根拠を明確にする。
• 税務調査時に説明できるよう、ウォーターサーバーの利用目的を整理しておく。
• 業務とプライベートの使用割合を明確にし、適正な割合で計上する。

6-3. 適切なウォーターサーバーを選んでコストを抑える

• 法人向けプランと個人向けプランを比較し、最適なプランを選ぶ。
• 省エネ機能付きや浄水型を選ぶことで、ランニングコストを削減できる。
• 水の消費量に合わせた契約プランを選び、不要なコストを抑える。

ウォーターサーバーは、業務環境を快適にし、従業員の満足度や来客対応の質を向上させるメリットがある ため、経費として適切に活用したいところです。

この記事を参考にしながら、自分の事業に合ったウォーターサーバーを選び、無駄なく経費計上を行いましょう！